2021_GR_00023 - Organisatiebeheersing - Reglement inzake kasverrichtingen, provisies, geringe exploitatie-uitgaven en inning van geringe dagontvangsten - Goedkeuring

Provisies

Er wordt voorgesteld provisies te verlenen voor de betalingen van het dagelijks bestuur die noodzakelijk zijn of onmiddellijk moeten gebeuren voor de goede werking van de dienst.

De voorwaarden bij het toekennen van de provisie zijn: 

• De provisie wordt ter beschikking gesteld aan het personeelslid door middel van een provisierekening bij de financiële instelling waaraan een debet-betaalkaart gekoppeld kan worden zodat geldafhalingen aan bankautomaten of betalingen in het binnen- en buitenland eveneens tot de mogelijkheden behoren. Indien er een klein gedeelte cash bewaard wordt, dan zal dit steeds in een gesloten geldkas zijn die veilig opgeborgen wordt in een kluis.
• De gelden kunnen alleen aangewend worden voor de betalingen die niet de normale uitgavenprocedure volgen maar onmiddellijk na het werk, de levering of de dienst vereffend moeten worden. 
• Er kan maximaal een provisie van 5000 euro toegekend worden. Per verrichting mag er maximaal 1000 euro uitgegeven worden.
• Het personeelslid kan de bijkomende taken als provisiehouder niet weigeren als deze werden opgenomen in de functiebeschrijving. Het beheer van een provisie voor geringe exploitatie-uitgaven maakt integraal deel uit van het takenpakket en geeft geen recht op enige bijkomende vergoeding.
• De provisie wordt ter beschikking gesteld aan het personeelslid in uitvoering van een besluit van de algemeen directeur, na advies van de financieel directeur. 
• Het personeelslid is verantwoordelijk voor het zorgvuldig beheer van de ter beschikking gestelde provisie. Bij verlies of diefstal van de provisie verwittigt het personeelslid onmiddellijk het diensthoofd en de financieel directeur. In geval van verlies of diefstal van de debet-betaalkaart wordt CARDSTOP onmiddellijk verwittigd. Bovendien dient er ingeval van diefstal steeds klacht neergelegd te worden bij de politie namens lokaal bestuur Vorselaar.
• De beheerde provisie mag enkel aangewend worden voor afzonderlijke betalingen van dagelijks bestuur als deze niet gefactureerd kunnen worden. De provisie mag niet voor persoonlijke doeleinden worden aangewend. Het is bovendien niet toegestaan de verleende provisie met andere provisies te vermengen. Het personeelslid bewaart alle verantwoordingsstukken van betaling en registreert alle gedane uitgaven in een gedetailleerde staat van uitgaven of in een softwaretoepassing. 
• Ten minste een maand na de uitgevoerde verrichting en ten laatste op het einde van het dienstjaar dient er aan de financiële dienst een uitbetalingsaanvraag bezorgd te worden vergezeld met de nodige verantwoordingsstukken van de uitgaven, op basis hiervan zal de provisie opnieuw aangezuiverd worden.
• De algemeen directeur kan een extra volmachtshouder aanstellen van een provisierekening, na advies van de financieel directeur.
• Het beheer van een provisie kan worden beëindigd door:
  • een eenzijdige beslissing van de algemeen directeur;
  • de uitdiensttreding van de provisiehouder;
  • een verandering van dienst van de provisiehouder.
• In het geval van een beslissing van de algemeen directeur tot beëindiging van de opdracht tot het beheer van een provisie, wordt een afschrift van deze beslissing bezorgd aan het betrokken personeelslid. De provisiehouder bezorgt de provisie terug aan de financieel directeur of zijn aangestelde, verminderd met het bedrag van de gedane uitgaven op voorlegging van een gedetailleerde staat van de uitgaven vergezeld van de nodige verantwoordingsstukken. Indien de uitgavenstaat en de verantwoordingsstukken in orde worden bevonden, wordt aan de provisiehouder kwijting verleend.
• Minimaal één keer per jaar controleert de financieel directeur de provisie. Dit kan onaangekondigd zijn.

Geringe exploitatie-uitgaven

Wanneer geringe uitgaven dringend en noodzakelijk zijn voor een dienst die geen provisie heeft mag een personeelslid ook een uitgave voorschieten. Het voorgeschoten bedrag kan teruggevorderd worden mits voorleggen van de nodige bewijsstukken. Terugbetaling kan dan via de kas van de algemeen directeur gebeuren of via overschrijving.

Inning geringe dagontvangsten

De voorwaarden bij de inning van geringe dagontvangsten zijn: 

• De inning kan enkel gebeuren op basis van geldig vastgestelde tariefreglementen en wanneer digitaal ontvangen niet mogelijk is. De inning gebeurt tegen afgifte van een kwijting.
• De inningen worden onmiddellijk geregistreerd, bij voorkeur in een ontvangstenprogramma. 
• Het personeelslid wordt aangesteld om geringe dagontvangsten te innen door de algemeen directeur, na advies van de financieel directeur. Op dat moment kan er een startbedrag ter beschikking gesteld worden dat dienst doet als wisselgeld. Dit startbedrag blijft officieel een onderdeel van de kas van de algemeen directeur en wordt ook zo geregistreerd in de boekhouding. Wanneer de inningen afgerekend worden blijft dit startbedrag in kas. Er mag een maximum van 1200 euro per personeelslid in kas gehouden worden (inclusief het startbedrag). Er wordt minstens één maal per maand afgerekend en telkens ten laatste op de laatste werkdag van het dienstjaar. Er wordt afgerekend door storting op de bankrekening van de gemeente of door overdracht in de tussenkas of in kas van de algemeen directeur.
• Er kan ook een kas per dienst zijn ipv individueel per personeelslid. 
• Vreemde valuta en cheques mogen niet aanvaard worden; 
• De ontvangen bedragen worden door de personeelsleden bewaard in een afsluitbare geldkist die op haar beurt bewaard wordt in een kluis. De sleutel van de geldkist wordt op een onzichtbare plaats bewaard en deze plaats wordt niet kenbaar gemaakt aan onbevoegden.
• Minstens één maal per jaar wordt de kasvoorraad gecontroleerd door de financieel directeur of zijn aangestelde, dit kan ook op een onaangekondigd moment. Hiervan wordt een proces-verbaal gemaakt dat zowel door het personeelslid als door de financieel directeur of zijn aangestelde ondertekend wordt.
• Het personeelslid telt minstens dagelijks op het einde van haar/zijn dienst de kas na.
• Elk door het personeelslid vastgesteld kasverschil ingevolge verlies, diefstal of andere oorzaak moet onmiddellijk aan de algemeen directeur en aan de financieel directeur gemeld worden. Bij vastgestelde of vermoede diefstal is bovendien onmiddellijke aangifte bij de politie verplicht.

• Bij onregelmatigheden is de algemeen directeur ertoe gehouden na te gaan of er met bovenstaande onderrichtingen voldoende rekening is gehouden en op basis van haar bevindingen zal zij beslissen of de verantwoordelijkheid al dan niet bij de betrokkene kan gelegd worden.

Bij uitdiensttreding van het personeelslid wordt de volledige geldkas afgerekend bij de algemeen directeur, inclusief het startbedrag.