In dringende omstandigheden kan de burgemeester maatregelen uitvaardigen voor de organisatie van de vergaderingen van lokale bestuursorganen. Het Agentschap Binnenlands Bestuur (Vlaamse overheid) heeft hiervoor richtlijnen gepubliceerd.
Fysieke bijeenkomsten van bestuursorganen worden door het Agentschap Binnenlands Bestuur afgeraden, enkel in zeer uitzonderlijke gevallen kan dit nog de werkwijze zijn.
Er bestaat een waaier aan mogelijkheden om een digitale of virtuele vergadering van de bestuursorganen te organiseren. Deze mogelijkheden, die specifiek voorzien zijn tijdens de federale fase, genieten op dit moment de voorrang.
De burgemeester dient bij de keuze voor een digitale of virtuele vergadering een besluit te nemen voor de diverse vergaderingen. De burgemeester legt hierin de modaliteit vast op welke wijze het bestuursorgaan vergadert. Het besluit moet in overeenstemming blijven met de richtlijnen die gelden om de gevolgen en verspreiding van COVID 19 te beperken.
De beslissing wordt genomen op grond van:
In dringende omstandigheden kan de burgemeester overeenkomstig artikel 134, §1 en 135, §2 van de Nieuwe Gemeentewet maatregelen uitvaardigen voor de organisatie van de vergaderingen van lokale bestuursorganen.
In uitzonderlijke, hoogdringende omstandigheden kan de burgemeester politieverordeningen nemen in plaats van de gemeenteraad (artikel 134, §1 Nieuwe Gemeentewet). Bijgevolg kan de burgemeester bij politieverordening een beperking (bijv. maximaal aantal bezoekers) of algehele sluiting van de gemeentezitting opleggen (gemeenteraadszitting zonder publiek). De vergadering kan ook uitgesteld worden. Deze verordening vervalt wanneer die niet op de eerstvolgende vergadering van de gemeenteraad wordt bekrachtigd.
Een andere grondslag is terug te vinden in artikel 25 van het decreet over het lokaal bestuur. De voorzitter van de gemeenteraad kan, in uitoefening van zijn handhavingsbevoegdheid, bijvoorbeeld het aantal personen in het publiek beperken of bepalen dat zij een bepaalde afstand van elkaar dienen te houden.
Bekrachtigt het burgemeesterbesluit van 20 april 2020 dat stelt dat de zittingen van de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn zullen doorgaan in besloten zitting waarbij de aanwezigheid van enig publiek niet is toegelaten, dit teneinde de verdere verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken. Deze werkwijze geldt vanaf heden en voor de volledige periode van de federale fase voor COVID 19.
Voor de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 april 2020 en voor de daaropvolgende raden in de periode van de federale fase voor COVID 19 wordt volgende werkwijze gehanteerd: